Krabice na ukladanie dokumentov a papierov

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Naposledy zmenené: 2024-02-26 06:23

Poriadok v dokumentoch je dôležitý pre optimálne a rýchle pracovné výsledky. To vám umožní rýchlo nájsť potrebné papiere a chrániť ich pred vplyvom vonkajších faktorov. Aby ste zabezpečili systematizáciu a bezpečnosť dokumentov, musíte vedieť, ako ich správne archivovať a aké prostriedky sú na to potrebné.

Archivácia dokumentov

Akúkoľvek sféru ľudského života od narodenia až po posledný deň sprevádza papierovanie. Môžu mať rôznu dôležitosť, hodnotu, dĺžku skladovania. Ale skutočnosť, že väčšina z nich musí byť určitý čas udržiavaná v správnom stave, je fakt. Aby ste si zaistili úsporu papierov na dlhú dobu, používajte boxy na ukladanie dokumentov. Dnes sa dajú voľne kúpiť alebo vyrobiť ručne.

Relevantnosť skladovania papiera

Vždy je potrebné ukladať originály a kópie.

• Malé, stredné aveľké podniky, vo vládnych agentúrach je archivácia zákonnou požiadavkou.
• V kancelárii, najmä v HR, účtovníctve, obchodných spoločnostiach vám to umožňuje optimalizovať pracovný proces, uvoľniť pracovnú oblasť a zabezpečiť kontinuitu funkcií pre nových aj existujúcich zamestnancov.
• Doma to zaisťuje poriadok a schopnosť nájsť potrebné papiere v správnom čase, vrátane núdzových okolností.

Doplnky na archiváciu

Na šetrenie papiera sa najčastejšie používajú schránky na dokumenty. Dnes sú polotovary pre ne k dispozícii na voľný predaj. Spravidla sa poskytujú pre papiere formátu A4. Ale existujú aj iné veľkosti. Niektorí výrobcovia ponúkajú spotrebiteľom špeciálne papierové krabice, v ktorých je možné uložiť niekoľko krabíc papierov. Predávajú sa nezmontované a jednoduchý návod uľahčí montáž každému kupujúcemu. Použitie takýchto škatúľ vám umožní zbaviť sa nepotrebných obchodných dokumentov av prípade potreby rýchlo nájsť ten správny dokument. Správne zvolený formát krabice umožňuje optimálne vyriešiť otázku miesta a dlhodobo ušetriť cenné materiály. A jasné štruktúrovanie originálov a kópií občas zvyšuje rýchlosť úloh zamestnancov.

Úspora papierovania v kancelárii

Kartónové škatule sú najlepšou voľbou na ochranu papierov pred živlami na pracovisku.ukladanie dokumentov. Pre ich použitie je potrebné materiály rozdeliť do skupín podľa predmetu a zhromaždiť ich buď hromadne, alebo v samostatných súboroch, prípadne do priečinkov, priečinkov alebo iných typov. A potom vyberte krabice v súlade s požadovanými rozmermi. Sú lacné, takže si môžete kúpiť množstvo, ktoré potrebujete. Boxy sa vyznačujú priestrannosťou, odolnosťou a šetrnosťou k životnému prostrediu. Otvory na ruky uľahčujú vyberanie a prenášanie, zatiaľ čo veko (sklopné alebo odnímateľné) chráni pred prachom. Vonku na kartóne môžete podpísať typ dokumentov. Kancelárske úložné boxy sa spravidla predávajú nezmontované s vytlačeným grafickým návodom, takže sa dajú ľahko zložiť a rozložiť a v prípade potreby skryť na odľahlom mieste.

Doručenie dokumentov pre dlhodobé sporenie

Žiadna vládna agentúra alebo súkromná spoločnosť, ktorá podniká seriózne, sa nezaobíde bez archivácie dokumentov. Administratívna, daňová, personálna, účtovná a iná dokumentácia má odlišnú lehotu uchovávania, ktorú upravuje zoznam č. 578. Ide o povinný postup, ktorý často zabezpečuje dosť dlhú dobu sporenia (až 75 rokov). V tomto prípade sú všetky papiere vytriedené, vložené do škatúľ a odovzdané do priestorov na to určených. V tomto prípade existujú špeciálne požiadavky na krabice: musia byť vyrobené z odolnej lepenky (v ideálnom prípade, ak spĺňajú požiadavku GOST, potom majú tiežpodobnú uvedenej záručnej dobe). V tomto prípade je lepšie použiť archívne krabice na uloženie dokumentov a kartónové krabice. Posledne menované sú schránkou pre niekoľko kontajnerov na papier. Majú šnúrky, pretože sú určené na dlhodobé skladovanie.

Pre pohodlie si tiež môžete vyzdvihnúť boxy na vertikálne aj horizontálne skladovanie materiálov. Treba tiež vziať do úvahy, že existujú súkromné podniky, ktoré sú pripravené vyrobiť kontajnery na papier podľa rozmerov zadaných zákazníkom.

Domovský archív

Každý dospelý by sa mal starať o to, aby si dôležité papiere nechal medzi stenami svojho domova. Veď veľmi často musíte doložiť doklady potvrdzujúce vašu totožnosť, vzdelanie, vlastníctvo majetku a pod.. Aby ste predišli zbytočným finančným výdavkom a mohli si uplatniť svoje práva, musíte si uschovať záručné listy domácich spotrebičov, návody k ich prevádzka, nákupné doklady. Dokumenty môžu byť naliehavo potrebné v prípade núdze: v prípade náhleho odchodu, požiaru, prírodnej katastrofy, evakuácie obyvateľstva…

Originály a kópie cenných papierov musia byť na jednom mieste, skryté pred zvedavými očami, roztriedené a chránené pred vonkajšími faktormi. Je dobré, ak je na tento účel doma pripravená schránka na uloženie dokumentov. Dá sa kúpiť, vyrobiť kúpou kartónového prírezu v obchode za nízku cenu, alebo si môžete prispôsobiť akúkoľvek nepotrebnú škatuľu. Ak nie je archivovanýoriginálov, zabezpečí sa ich bolestné hľadanie a obnova v prípade straty si vyžiada veľa času, financií a hlavne nervov.

Organizácia domácich hodnôt

Ak si chcete kúpiť krabice na uloženie papierov a dokumentov alebo si ich vyrobiť sami, musíte všetky materiály rozobrať a roztriediť do skupín, napríklad:

• osobné doklady;
• papiere preukazujúce vlastníctvo;
• zmluvy o pôžičke, platby za transakcie;
• papiere o zdravotnom stave rodinných príslušníkov, absolvovaných vyšetreniach, posudkoch lekárov;
• materiály potvrdzujúce platbu za tovar, záručné listy atď.

Je potrebné vziať do úvahy dobu platnosti cenných papierov, pretože niektoré z nich nemusia byť v čase analýzy relevantné.

Tipy na distribúciu materiálu

Originály a kópie sa môžu líšiť veľkosťou, takže kartotéky môžu byť vyrobené tak, aby sa k nim prispôsobili. V tomto prípade je možné originály triediť:

• v poradí dôležitosti;
• podľa veľkosti;
• podľa relevantného obdobia;
• podľa typu (práca, domov…);
• na udalostiach.

Takáto systematizácia ušetrí čas pri hľadaní správnych papierov a ochráni ich pred deťmi, cudzími ľuďmi a vonkajšími faktormi.

Urob si sám úložné boxy

Hlavný rozdiel medzi rodinnými a kancelárskymi materiálmi je ich veľkosť: v prácitoto je zvyčajne A4, zatiaľ čo doma je papier veľmi odlišný. Krabice na ukladanie dokumentov si preto môžete vyrobiť vlastnými rukami. Existuje niekoľko možností:

1. Prírez si môžete kúpiť v ktoromkoľvek oddelení domácnosti v supermarkete a podľa pokynov ho zostaviť.
2. Ak potrebujete krabicu malých rozmerov, musíte vziať výkresy, stiahnuť ich, preniesť na kartón a prilepiť. Ak uvedené rozmery používateľovi nevyhovujú, môžete výkres preniesť na papier, pričom rozmery obrobku niekoľkokrát zmenšíte.
3. Najjednoduchšou možnosťou je zobrať akúkoľvek škatuľu, ktorú nepotrebujete, a uložiť ju do úložiska pre originály.
4. Vyrobte si podľa vlastného nákresu. Napríklad, ak chcete vytvoriť škatuľu na osobné dokumenty (pasy, rodné listy, práva, diplomy o vzdelaní), musíte si vziať 2 listy silného papiera (kartónu), z každého vystrihnúť štvorec požadovanej veľkosti, pridajte ďalších 1,5 cm k jednému (pre veko). Potom zložte každý list na polovicu a pozdĺž rôznych uhlopriečok. Celkovo by mali byť 3 riadky. Ďalej by mali byť rohy ohnuté do stredu a potom by mala byť každá strana zložená tak, aby jej okraj prechádzal stredom listu. Posledným krokom je zostaviť papierovú škatuľu pozdĺž existujúcich čiar a prilepiť strany.

Zároveň je možné každú takúto škatuľku ozdobiť tak, aby farebne ladila s interiérom pomocou farebného papiera, lepidla, nožníc. Naplnené „trezory“by mali byť chránené pred priamym slnečným žiarením, vlhkosťou a deťmi.

Dokumenty sú spoločníkmi ľudského života. Ich bezpečnosť zaistíte pomocou schránok na ukladanie dokumentov v archíve a ak to finančná situácia nedovoľuje, môžete si ich postaviť sami pomocou improvizovaných materiálov. A potom je zabezpečená pokojná atmosféra v práci aj doma.